Menu

Inmiddels zijn we alweer aangekomen in de derde maand van het jaar 2019, maart!

De eerste maanden van het nieuwe jaar betekent voor een aantal afdelingen binnen Eteck grote drukte. De reden hiervoor zijn de jaarnota’s die gemaakt en verstuurd moeten worden. Het maken van de jaarnota’s is een belangrijk proces waar veel mee gemoeid is. In deze update geven wij u graag wat inzicht in dit proces en welke afdelingen hierbij betrokken zijn.

Allereerst, niet iedere klant krijgt een jaarnota. Alleen wanneer u maandelijks een bedrag betaalt voor variabele kosten, krijgt u jaarlijks een afrekening. De jaarnota is eigenlijk een overzicht van het afgelopen jaar waarin de gemaakte kosten afgezet worden tegen de reeds betaalde bedragen. Op basis van de begin- en eindstand wordt uw verbruik vastgesteld. Vervolgens wordt er gecontroleerd of het voorschotbedrag dat u het afgelopen jaar betaald heeft, toereikend is geweest. Mocht blijken dat u meer heeft betaald dan u daadwerkelijk heeft verbruikt, dan krijgt u dit verschil terug. Mocht blijken dat u meer heeft verbruikt dan dat u betaald heeft, dan dient u het verschil bij te betalen.

Bij Eteck zijn er drie afdelingen heel nauw betrokken bij het proces van de jaarnota’s. Allereerst is dit de afdeling Energiemanagement (EM). Zij zorgen ervoor dat  dat alle meterstanden tijdig binnen en verwerkt zijn. De meterstanden worden grotendeels op afstand uitgelezen maar bij een aantal projecten komt er een meteropnemer op locatie langs. De opgenomen meterstanden komen binnen bij EM en worden daar verwerkt. Om het verbruik van het afgelopen jaar vast te kunnen stellen, is het natuurlijk belangrijk dat er zowel een begin- als een eindstand bekend is bij ons.

Vervolgens is het aan de afdeling Customer Care (CC) om de jaarnota’s daadwerkelijk op te stellen. Al aan het eind van het jaar is deze afdeling druk bezig om alle tarieven tijdig te indexeren en de nieuwe tariefbladen te publiceren. Zodra CC van EM het signaal krijgt dat de meterstanden in orde zijn, kan de jaarnota gemaakt worden. De jaarnota’s worden aangemaakt per project. Voordat een jaarnota definitief naar de klant wordt verstuurd, moet deze aan een aantal checks voldoen. Is één van deze checks niet akkoord, dan zal de jaarnota in concept blijven staan totdat dit wordt opgelost.

De laatste afdeling die betrokken is bij de jaarnota’s, is de Financiële Administratie (FA). Zij zijn verantwoordelijk voor het incasseren en uitbetalen van de jaarnota’s. Het is hun taak om ervoor te zorgen dat de bedragen tijdig van uw rekening afgeschreven of juist op uw rekening bijgeschreven worden. Wanneer er gegevens ontbreken om dit te kunnen doen, bijvoorbeeld uw rekeningnummer, dan geven zij dat aan bij CC. Die zoekt dan vervolgens contact met u om aan de juiste informatie te komen.

In sommige situaties is ook de afdeling Assetmanagement (AM) betrokken bij het proces. Dit kan het geval zijn bij uitzonderingsvragen over tarieven, meterstanden of de installatie.

Alhoewel het overgrote deel van de jaarnota’s gemaakt wordt aan de hand van een geautomatiseerd proces, is het een intensief traject wat nauwkeurig opgevolgd moet worden. Zoals u begrijpt neemt het totale proces van begin tot eind heel veel tijd in beslag. Dat maakt ook dat de ‘jaarnota-periode’ ieder jaar een heel uitdagende periode is voor veel afdelingen binnen Eteck!